Logisch volgens Marcel van GetYessed; No.2 Pieken


2De decemberpiek is voor veel retailers een flinke uitdaging. Een uitdaging die niet zelden tot extra kosten, lege schappen en teleurgestelde klanten leidt. Precies dat ene kadootje voor onder de boom ligt niet op het schap of het ingrediënt dat het gerecht compleet maakt ontbreekt. In veel gevallen wordt het managen van de piek opgelost met huren van extra ruimte, transport en de inzet van extra medewerkers. Operationele maar vaak ook dure oplossingen die de kans op succes verhogen. Een flink deel van de omzet wordt in december gerealiseerd, door alle inspanningen stijgen de kosten in deze maand vaak net zo hard of zelfs harder dan de omzet. Het dus zeker de moeite waard om te investeren in een slimmer en beter proces en goede ketenbrede afspraken.

 Dit begint bij het juiste inzicht. Laat ik er gemakshalve vanuit gaan dat een relevant assortiment en de vraag daarnaar de aanleiding voor de eindejaarspiek is, en daarmee van strategisch belang om je te onderscheiden van de concurrentie. Dit impliceert direct dat de voorbereiding ook vanuit dit strategisch belang moet worden ingezet. Dat vraagt samenwerking tussen marketing en merchandising; vragen over wat, wanneer en hoe het aanbod aan de man gebracht wordt. Maar ook operations met daarin de verkooppunten, website en distributiecentrum hebben een belangrijke rol in de planning van een piekevenement. En wat te denken van suppliers, transporteurs, afvalverwerkers, uitzendbureau’s, cateraars etc etc. De lijst van betrokken partijen is eindeloos. De kennis en het inzicht dat nodig is om al deze belangen bij elkaar te brengen is niet verenigd in de manager. Dit zit opgesloten in het collectief, in de medewerkers. Zij kennen niet alleen het proces van A tot Z maar hebben vaak ook briljante ideeën voor verbetering. Maar hoe krijg ik de mensen zo ver om actief bij te dragen zonder dat het een Poolse landdag wordt waarbij iedereen zijn zegje wil doen? Hoe activeer ik al die goede ideeën, zet ik ze om in actie en behoud ik de regie?

 1De oplossing is eenvoudiger dan je denkt. Dedication is key, betrokkenheid van medewerkers een must. Organiseer de besturing van het evenement bottom up, een MT lid vult slechts de rol van “sponsor”. Zorg voor een projectleider uit het middlemanagement en maak hem eindverantwoordelijk voor het evenement. Stel een projectgroep samen uit verschillende disciplines over de keten heen, wees kieskeurig en zorg voor gelijkwaardige partners binnen de groep. En misschien nog wel het belangrijkste, zorg dat er uitsluitend medewerkers met inhoudelijke kennis aan tafel zitten. Bepaal de uitgangspunten met de projectgroep, waar moeten we aan voldoen? Wanneer doen we het goed?. Schets de kaders en stel een draaiboek op. De piek is te plannen, de dimensies er van soms niet, hou daarom altijd rekening met verschillende scenario’s. Bereid je goed voor op de meetings, kom wekelijks bij elkaar en verhoog de frequentie indien nodig. Liever korte besluitvaardige sessies dan lange discussies die eindigen in “dat zoek ik nog even uit”. De projectleider houdt het MT op de hoogte en doet regelmatig een report out. Communicatie wordt centraal gedaan vanuit de projectgroep, maar vooral ook persoonlijk vanuit de leden.

Last but not least: de doorlooptijd van het commerciële proces is bepalend voor de planning, start op tijd!