Oplossingen
Voordat ik als consultant word gevraagd is er binnen het managementteam van de klant vaak al het nodige gebeurt en besproken. Niet zelden zijn de problemen hoog opgelopen en is het nu echt tijd om in actie te komen. De kosten lopen de spuigaten uit, we kunnen de groei niet aan en onze medewerkers lopen op hun laatste kracht.
In veel gevallen wordt al in de opdracht benoemd dat het probleem is ontstaan door het systeem, een verouderd proces of een slecht presterende dienstverlener. 
Ook wordt soms al richting gegeven aan de mogelijke oplossingen. Nieuwe systemen, nieuwe procesinrichting, centralisering, standaardisering etc.etc. Maar hoe goed is het probleem in kaart gebracht? De definitie van het probleem is een zoektocht op zichzelf.
Mijn klanten zijn slimme mensen, ze bekleden zonder uitzondering posities waar veel van hen gevraagd wordt en waar een bovengemiddelde intelligentie nodig is om succes te maken. Toch wordt vaak te snel de verkeerde conclusie getrokken en te snel in oplossingen gedacht. Logisch ook! Ze hebben blinde vlekken in zowel proces als systeem en vertrouwen op de mensen met wie ze soms al jaren samenwerken. Ze zijn gewend snel besluiten te nemen en dragen de verantwoordelijkheid voor de risico’s die ze nemen. Een onafhankelijke mening is hier goud waard!
Doel
Een goede probleemdefinitie begint niet bij het probleem zelf en ook niet bij de symptomen die je waarneemt. Het begint bij het doel dat je voor ogen hebt. Is dat helder en scherp? Heb je zowel kwalitatief als kwantitatief duidelijk gemaakt waar je naar toe wil, waar je over pak ‘m beet 5 jaar wil staan? Pas als je dat duidelijk hebt gemaakt kun je bepalen of de huidige situatie werkelijk een probleem is. Schets je toekomstbeeld en vul het zo concreet mogelijk in. Maak je geen illusies, met de snelheid van de huidige ontwikkelingen kan vrijwel niemand 5 jaar overzien. Je doet het dan ook niet omdat je de toekomst wil voorspellen, maar omdat je richting moet geven aan je huidige organisatie.
Het recept voor een snelle en goede indruk van de actuele situatie:
- Interviews met een dwarsdoorsnede van het bedrijf
- Deelnemers op alle niveaus , uit alle disciplines
- in “pressure cooker style” -> voorbereiding ahv documentatie, geen geklets, tijdsdruk, snel tot de kern
- Rondleiding door kantoor, productie of andere locaties
- Wanneer mogelijk, laat ook de (interne) klant of afnemer aan het woord.
- Afsluiting door confrontatie opdrachtgever met indrukken van interviews
De relatie tussen de consultant en de opdrachtgever kan behoorlijk onder druk komen te staan wanneer het tijd is om de eerste inzichten te delen. Zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Met andere woorden, eerlijkheid, duidelijkheid en persoonlijke feedback wanneer dat nodig is, bedrijfsbelang voorop, ook als dat zeer doet. De persoonlijke belangen van de opdrachtgever kunnen nooit een rol spelen in het advies. Kun je daar als opdrachtgever of als consultant niet mee omgaan, dan is het beter om in dit stadium direct afscheid van elkaar te nemen. Overigens leert de praktijk me dat de eerlijkheid juist gewaardeerd wordt en het de relatie eerder versterkt dan verzwakt.
Contouren
Plaats het perspectief dat je schetst over je huidige organisatie. Waar zitten de verschillen? Wat moet je mee stoppen, waar moet je mee doorgaan en waar moet je mee beginnen? De eerste contouren van een plan van aanpak worden zichtbaar. Door deze aanpak zullen de oplossingen die je kiest duurzaam en toekomstbestendig zijn en niet alleen symptoom bestrijden. “Focus op de input in plaats van de output” Het resultaat moet het gevolg van je acties zijn, geen doel op zich.
In het plan is het van belang onderscheid aan te brengen tussen organisatie, proces en systeem en de acties die je op verschillende niveaus uitzet. Van strategische vergezichten tot operationele acties. Natuurlijk is dit het moment waarop de initiële probleemstelling nog eens onder de loep wordt genomen. Klopt die? Mooi, dan heb je de oplossing in handen. Klopt die niet, dan vraagt dat nog de nodige afstemming tussen opdrachtgever en consultant. Als je het helemaal eens bent over de analyse, de probleemdefinitie en de aanpak begint de opdracht pas echt!
Martijn Mevissen
FlowNova.nl
06-22044608